會議租車如何才能安排好

文章作者：責(zé)任編輯：人氣：-發(fā)表時間：2015-06-30 16:30【大中小】

　　會議租車如何才能安排好？對于會議的主辦方，會議舉辦成功的標(biāo)志的不外乎是順利的會議議程和與會人員的安全返回。在這兩個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)當(dāng)中，前者可以通過會前充足的準(zhǔn)備和策劃，專業(yè)的會議工作團(tuán)隊來實現(xiàn)，通常只要是足夠?qū)I(yè)的會議接待公司，擁有足夠數(shù)量的供應(yīng)商資源，那么前者就可以得到基本保證。而對于后者，同樣是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，該如何解決呢?具體來說，就是如何安排和調(diào)配好所有與會者的會務(wù)車輛呢?

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　　一、明確實際用車精確數(shù)量。

　　每次的會議準(zhǔn)備工作都是在會前進(jìn)行的，包括會議策劃、會議場地的選擇、會議時間的確定、會議工作人員的預(yù)設(shè)和安排和會議信息的通知等等，會務(wù)車輛的安排同樣也是需要在會前就準(zhǔn)備妥當(dāng)。會議期間使用的會務(wù)車輛，需要會前進(jìn)行合理有效地統(tǒng)計工作，較終確認(rèn)好合理的車輛數(shù)量調(diào)配數(shù)量，一般來說實際的操作當(dāng)中是不允許出現(xiàn)估約的數(shù)值，應(yīng)當(dāng)精確至個位數(shù)。確定好會務(wù)用車的實際用車數(shù)量，才能確保企業(yè)操作成本預(yù)算之間的安排合理妥當(dāng)。

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　　二、完成會務(wù)租車計劃。

　　由于是在異地舉辦，與會者來自全國的各個城市，抵達(dá)會議舉辦地的時間也都有所不同。這時候，作為會議舉辦方，不僅需要保證整個與會團(tuán)隊的出行安全，在保證其人身自由的情況下，還需要為自身考慮，盡量降低會務(wù)車輛的使用成本。同類的可以分為同一組，統(tǒng)一分配會務(wù)用車，這樣既能方便與會者結(jié)伴出行，還能夠節(jié)省開支。一般來說十五分鐘以內(nèi)的與會者均可以通過此種方式來安排。此外，由于實際過程當(dāng)中可能會有突發(fā)情況發(fā)生，所以無論如何都需要空置一輛以上的車輛來保證應(yīng)對。

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　　三、選擇車輛租賃公司

　　在用車需求計劃完成以后，之前所準(zhǔn)備好的會議期間進(jìn)行的用車次數(shù)、時間點以及地點等相關(guān)信息只需要發(fā)給專業(yè)的車輛租賃公司即可。這就需要會議舉辦方挑選合適的、專業(yè)的、正規(guī)的車輛租賃公司，這樣才能把會前準(zhǔn)備好的信息完備地實施出來。

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　　四、簽訂合同

　　在以上三項準(zhǔn)備工作均全部完成以后就可以簽訂會務(wù)用車合同了，其中需要注明好會務(wù)用車的時間、車型號、車牌號、在會議活動執(zhí)行時工作人員要與車輛租賃公司安排好，溝通、核實好用車情況。

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　　五、會后考察旅游

　　在實際工作中，更多會議執(zhí)行人員輕視的還有會后的考察工作，其實這一點也十分重要。大多數(shù)會議結(jié)束以后都會進(jìn)行相應(yīng)的考察旅游活動，這些行程不同于先前的工作，車輛它需要較為長時間的運作，所以就需要安排好具有較好駕駛技能和服務(wù)態(tài)度以及路況十分熟悉的司機(jī)來操作。

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　　以上五點就是整個會議活動執(zhí)行期間安全工作的注意事項，當(dāng)然具體實施時也需依據(jù)實際情況有所調(diào)整。相信只要每個工作人員細(xì)心安排處理，整個會議的安全工作就能有所保障。

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